Laat AI controleren
wat mensen nu
handmatig uitzoeken.
In vrijwel iedere organisatie zitten processen waarin medewerkers documenten, aanvragen, declaraties, claims of uitgevoerde werkzaamheden met de hand controleren. Ze zoeken informatie op, lezen voorwaarden na, vergelijken gegevens en komen tot een oordeel. Dat kost tijd, is foutgevoelig en vraagt om mensen met specifieke kennis. Een groot deel daarvan kan de AI Contract Checker overnemen — onderbouwd, en met de uitzonderingen terug naar de mens.
Technologie × Mens = Resultaat
De beslislogica
Onder elk controleproces zit dezelfde keten.
- Er gebeurt iets, of iemand vraagt iets aan
- Informatie verzamelen
- Regels en voorwaarden erbij halen
- Toetsen
- Oordelen
- Onderbouwen
Bekijk het in een halve minuut
Een voorbeeld uit de inkoop: de AI legt een factuur langs het contract en komt tot een oordeel, met de onderbouwing erbij.
Geen AI-concept, maar draaiende software
De Contract Checker is ontwikkeld en toegepast in de installatiebranche. Daar beoordeelt de AI werkbonnen aan de hand van het onderliggende klantcontract: mag dit werk gefactureerd worden of valt het binnen de afspraak?
Wat erin gaat
- De gegevens van de werkbon
- De uitgevoerde werkzaamheden
- Het klantcontract dat erbij hoort
- De afspraken en voorwaarden daarin
- Gegevens uit het bronsysteem
Wat eruit komt
- Wel of niet factureerbaar volgens contract
- De voorwaarde waarop dat oordeel rust
- De redenering erbij, in gewone taal
- Twijfelgevallen apart, voor een medewerker
- Een uitkomst die je kunt nalopen en corrigeren
Van handmatig contracten lezen en controleren naar een geautomatiseerde, onderbouwde beoordeling.
Een werkbon is maar één voorbeeld
In vrijwel iedere branche bestaan processen met precies dezelfde onderliggende logica: er komt een casus binnen, er is een regelkader, en er moet een oordeel volgen. Het onderwerp verandert. De beslislogica blijft hetzelfde.
| Domein | De casus | Het regelkaderWaaraan de casus wordt getoetst | De vraag |
|---|---|---|---|
| Verzekeringen | Schadeclaim | Polisvoorwaarden | Uitkeren of niet? |
| Garantie & service | Garantieclaim | Garantievoorwaarden | Garantie of betaald herstel? |
| Zorg | Declaratie | Polis en declaratieregels | Vergoeden of niet? |
| Overheid | Aanvraag | Wet- en regelgeving | Rechtmatig of niet? |
| Subsidies | Aanvraag | Subsidieregeling | Voldoet aan de voorwaarden? |
| Inkoop | Factuur | Contract en inkoopafspraken | Betalen of blokkeren? |
| Bouw & techniek | Meerwerk | Overeenkomst | Contractwerk of factureerbaar? |
| Vastgoed | Kostenpost | Huur- of servicecontract | Doorbelastbaar of niet? |
| Logistiek | Factuur | Tarief- en vervoersafspraken | Correct of afwijkend? |
| HR | Declaratie of aanvraag | Arbeidsvoorwaarden en CAO | Akkoord of niet? |
Herken je je eigen proces hier niet in? Dan is de vraag simpel: controleert er bij jullie iemand dagelijks iets tegen een set regels? Dan past het waarschijnlijk toch.
Van Contract Checker naar beslismachine
De naam beschrijft waar de oplossing is begonnen. De techniek erachter kan meer: de AI combineert drie dingen en toetst de casus aan het regelkader dat erbij hoort.
1. De casus
Een werkbon, claim, aanvraag, factuur, declaratie, dossier of transactie. Alles wat binnenkomt en beoordeeld moet worden voordat er iets mee gebeurt.
2. Het regelkader
Een contract, polis, wet, regeling, SLA, CAO, garantievoorwaarden of intern beleid. De afspraken waaraan de casus getoetst moet worden.
3. De beschikbare data
Gegevens uit ERP, CRM, de financiële administratie of andere systemen. De context die een medewerker nu zelf bij elkaar zoekt.
Drie uitkomsten, niet twee
De derde uitkomst is de belangrijkste. Een beslismachine die altijd ja of nee zegt, verbergt juist de gevallen waar het misgaat.
- Akkoord — aan de voorwaarden wordt voldaan, de casus kan door
- Niet akkoord — aantoonbaar niet voldaan, met de reden erbij
- Naar een mens — niet eenduidig, informatie ontbreekt of het is een uitzondering
De mens houdt controle
De AI doet het uitzoekwerk; het proces blijft van jullie. Bij een twijfelgeval krijgt de medewerker niet alleen de vraag, maar ook alles wat nodig is om hem te beantwoorden.
- de relevante passage uit het regelkader
- de redenering van de AI, na te lopen
- de gegevens die erbij horen, al opgezocht
- de mogelijkheid het oordeel te overrulen
De AI doet het uitzoekwerk. De mens houdt controle over het proces.
Waarom juist deze processen zich lenen voor AI
Controlewerk is zelden urgent: niemand merkt het als het een week blijft liggen. Precies daarom stapelt het op. En het is elke keer hetzelfde werk — lees de casus, pak het regelkader, oordeel.
Arbeidsintensief en repetitief
Per casus gaat er tijd zitten in opzoeken, nalezen en vergelijken. Vermenigvuldig dat met het volume en je hebt een substantieel deel van een afdeling.
Afhankelijk van enkele mensen
De kennis over wat wel en niet mag zit bij een handvol medewerkers. Zijn die er even niet, dan stokt het proces of wordt er minder zorgvuldig gekeken.
Foutgevoelig
Bij druk wordt er steekproefsgewijs gekeken in plaats van integraal. Twee medewerkers komen bij dezelfde casus niet altijd tot hetzelfde oordeel.
Moeilijk schaalbaar
Meer volume betekent nu meer mensen. En die mensen moeten eerst maanden worden ingewerkt voordat ze zelfstandig kunnen oordelen.
Bepalend voor de cijfers
Deze oordelen gaan rechtstreeks over omzet, kosten of rechtmatigheid. Een controle die niet gebeurt, kost geld of levert een bevinding op.
De expertise gaat op aan routine
Je specialisten zijn het meest waard bij de uitzonderingen. Nu gaat hun dag op aan de gevallen die eigenlijk rechttoe rechtaan zijn.
Van alles handmatig controleren naar alleen aandacht voor wat daadwerkelijk aandacht nodig heeft.
Minder uitzoekwerk, betere verantwoording
Wat een organisatie hieraan heeft, hangt af van het volume en van wat er aan het oordeel hangt. Dit zijn de effecten die we in de praktijk zien.
In het proces
- Minder handmatig werk — de AI neemt het zoek- en controlewerk over
- Snellere doorlooptijd — dossiers hoeven niet meer volledig te worden uitgezocht
- Lagere proceskosten — minder tijd per controle is directe besparing
- Betere schaalbaarheid — meer volume zonder evenredig meer mensen
In de kwaliteit
- Minder fouten — iedere casus wordt op dezelfde manier getoetst
- Kennis geborgd — de regels zitten niet alleen in de hoofden van mensen
- Herleidbaar — bij elk oordeel staat waarop het rust
- Controle bij de mens — uitzonderingen gaan bewust naar een medewerker
Welk controleproces kost jullie onnodig veel tijd?
Waarschijnlijk zit er ook bij jullie een proces waarin medewerkers dagelijks informatie verzamelen, documenten lezen, voorwaarden controleren en vervolgens oordelen. Dat is precies het soort proces waarvoor de Contract Checker is gebouwd. In een korte verkenning kijken we samen naar:
- Wat wordt er nu handmatig gecontroleerd?
- Welke informatie is daarvoor nodig?
- Tegen welke regels of voorwaarden wordt getoetst?
- Hoeveel tijd en capaciteit kost dat nu?
- Welk deel kan met AI worden ondersteund of overgenomen?
Heb je een arbeidsintensief controleproces? Daag ons uit. Eén gesprek, geen verplichting.